Inpsyde Remote Team Culture

Wie funktioniert Teamkultur in Remote-Unternehmen? So gelingt’s!

Bei Inpsyde arbeiten wir seit 2006 zu 100% remote – und das mit über 80 Mitarbeitern weltweit. Das stellt uns vor die große Herausforderung, wie wir unsere Teams und somit das ganze Unternehmen über verschiedene Zeitzonen und kulturelle Unterschiede hinweg zusammenschweißen können.

Denn auch wenn alle Kolleginnen und Kollegen auf Distanz miteinander arbeiten, ist es für die Arbeitszufriedenheit und Effektivität wichtig, eine gemeinsame Kultur aus Werten und Zielen zu leben.

Wir haben Liana Hoffmann, eine unserer Team Leads bei Inpsyde, gefragt, wie sie diese Herausforderung in ihrem Team tagtäglich meistert und welche Strategien sie für eine optimale Remote-Arbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg entwickelt hat.

Liana Hoffmann ist seit Dezember 2019 Team Lead bei Inpsyde und sorgt im Support-Team für eine reibungslose Kundenbetreuung und Kommunikation.

Lianas Team besteht aus 16 Mitarbeitern, die auf verschiedenen Kontinenten leben. Die daraus resultierenden Mentalitätsunterschiede und Zeitverschiebungen stellen auch in Lianas Team eine tägliche Herausforderung dar.

Mit diesen Herausforderungen, wie eine Unternehmenskultur bei Remote-Work gelebt und gestärkt werden kann, befasst sich auch Inpsyde als 100% Remote-Unternehmen seit Firmengründung.

Liana, was hat es mit dem Begriff “Remote Team Culture” auf sich?

Ein Team definiert sich für mich als eine Gruppe Menschen, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. In einem Team hat man es immer mit verschiedenen Individuen und unterschiedlichen Herkünften, Meinungen, Wertvorstellungen, Erwartungen, etc. zu tun. 

Bei Inpsyde kommt aber noch hinzu, dass wir einerseits remote und andererseits weltweit arbeiten. Dadurch wächst die Herausforderung, das Team jeden Tag aufs Neue zusammenzuhalten und auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören. 

Bei einer Teamkultur unterscheide ich die offizielle und die inoffizielle Seite: 

  • Eine offizielle Teamkultur kann man beispielsweise auf einer Website niederschreiben oder auch in einem Social Media-Auftritt. Hierbei geht es um eine Art Bekanntmachung oder PR, was die eigene Teamkultur des Unternehmens betrifft, also Werte wie z. B. Vertrauen, Transparenz oder Anpassungsfähigkeit, die ein Unternehmen quasi “nach außen” lebt.
  • Bei der inoffiziellen Teamkultur handelt es sich um eine Kultur der tatsächlich gelebten Werte und aufkommenden Dynamiken im Team. Sie stellt die eigentliche Realität dar, denn man beschäftigt sich regelmäßig mit Fragen wie “Was schätzen wir in unserem Team?” oder “Wie behandeln wir uns gegenseitig?”.

“Remote Team Culture” geht dabei noch einen Schritt weiter, denn sie befasst sich beispielsweise mit den unterschiedlichen Vorgaben im täglichen Arbeitsablauf über Zeitzonen hinweg, mit den Erwartungen an Ergebnisse, wenn das Team nicht physisch zusammenarbeiten kann, oder wie ich meine Mitarbeiter am besten auf das gemeinsame Ziel einstimmen kann – auch oder gerade remote. 

Es gibt kein Ich in einem Team.

Liana Hoffmann, Team Lead bei Inpsyde

Welche Herausforderungen in der Remote Team Culture sind das konkret?

Nun, zum einen ist es die Remote-Arbeit an sich. Es geht darum, den Mitarbeitern ein Gefühl dafür zu vermitteln, dass man ihnen zu 100% vertraut und dass sie eigenständig sein dürfen. Ja, richtig gehört. Viele kennen das aus ihren klassischen Bürowelten oder in ihrer Kultur gar nicht, dass man seinen Tagesablauf selbst strukturiert und nicht vorgesagt bekommt. Man nennt das auch “Micromanagement”, wenn alles bis ins kleinste Detail vorgegeben wird. Das gibt es in meinem Team nicht.

Bei Remote-Arbeit ist Kommunikation das A und O, denn alle in einem Team müssen im stetigen Kontakt zueinander bleiben, sich mit- und untereinander abstimmen und auf dem Laufenden halten. Das ist insbesondere bei einer Teamarbeit über Tausende von Kilometern hinweg und mit wenigen bis kaum zeitlichen Überschneidungen aufgrund der Zeitzonen notwendig. 

Es fängt bei den täglichen to dos an, geht über Fragen zu einem bestimmten Problem und endet bei allgemeinen Dingen wie der Urlaubsplanung. Meine Mitarbeiter koordinieren z. B. ihre Urlaube autark, also ohne mein Zutun. Selbst, wenn sich Urlaube mal überschneiden. Dann sind sie dazu angehalten, das untereinander zu klären und zu einer gemeinsamen Lösung zu finden. 

Und wie gehst du mit den Herausforderungen als Team Lead um?

Teamkultur basiert auf der Unternehmenskultur, daher mussten die bei Inpsyde seit 2006 existierenden Remote-Praxiserfahrungen zunächst auf mein Team übertragen werden, um eine eigene kleine Remote Team Culture zu etablieren. 

Da jedes Team eine andere Dynamik mit sich bringt, habe ich durch “Learning on the Job” zusätzlich gelernt, was speziell in meinem Team Sinn macht und praktikabel ist. 

Glücklicherweise konnte ich eine Teamkultur entwickeln, die meine Mitarbeiter zum Bleiben veranlasst. Das freut mich sehr, denn – sind wir mal ehrlich – jeder möchte doch gerne zur Arbeit kommen und im Idealfall nach seinen Stärken und Schwächen arbeiten! 

Hierbei spielt natürlich auch eine große Rolle, dass ich als Team Lead meine Erwartungen und Ziele klar formuliere und meine Mitarbeiter dafür begeistern kann. 

Für mich ist auch selbstverständlich, die verschiedenen Backgrounds meiner Mitarbeiter, insbesondere Mentalitäten oder kulturelle Aspekte sowie individuelle Eigenschaften, einzubinden. Dadurch fühlen sich die Teammitglieder respektiert und zeigen gerne vollen Einsatz. Ein Talent-Pool mit den richtigen Leuten ist enorm wichtig für Remote-Teams!

Wie hast du herausgefunden, was Sinn macht? Hast du dich hierzu weitergebildet?

Ich habe tatsächlich einen Workshop zum Thema “Virtual Team Culture” besucht. Aber dann schnell herausgefunden, dass sich allgemeingültige Richtlinien nicht immer pauschal anwenden lassen. 

Gerade die Arbeit bei Inpsyde mit den schnelllebigen Herausforderungen der IT-Branche erfordert eher individuelle und agile Strategien. Hinzu kommen das 100% Remote-System bei Inpsyde und unsere multikulturellen Mitarbeiter.

Was mir geholfen hat, ist die Erkenntnis, dass auch Teamarbeit auf Psychologie beruht. Ich habe mir deshalb einige Bücher aus diesem Bereich zugelegt wie z. B. “The Making of Manager!” von Julie Zhuo, “The 7 Habits of Highly Effective People” von Stephen R. Covey sowie in sämtlichen Blogbeiträgen und -artikeln autodidaktisch zu diesem Thema recherchiert. 

Diese haben mir nicht nur ein tiefergehendes Verständnis für den Menschen hinter dem Mitarbeiter vermittelt, sondern auch die individuelle Dynamik eines Teams, und wie man mit ihr umgeht, aufgezeigt.

Konntest du dabei auch auf eigene Erfahrungen oder persönliche Eigenschaften zurückgreifen? Welche haben dir geholfen?

Ich bin von Haus aus ein sehr offener und toleranter Mensch und hatte schon immer Empathie und ein Gespür für Zusammenhänge sowie die Dinge “zwischen den Zeilen”. Das braucht man aber nicht nur als Team Lead, sondern grundsätzlich im täglichen Umgang mit Menschen, wie ich finde. 

Auch psychologische Themen haben mich schon immer fasziniert. Vor allem, wenn sie wirklich tiefgründig sind. Also wenn man ein Aha-Erlebnis hat und dabei wirklich etwas lernt, was einen im Leben – egal, ob privat oder beruflich – weiterbringt. 

Natürlich habe ich vor Inpsyde auch in anderen Jobs und Unternehmen gearbeitet. Diese Erfahrungen haben mir auch dabei geholfen, zunächst für mich selbst zu erkennen, was mir wichtig in meiner täglichen Arbeit und auch bei meinem Arbeitgeber ist, und was gar nicht geht. 

Daraus konnte ich z. B. Meetings entsprechend organisieren, d. h., so viele wie nötig, so wenige wie möglich. Mir sind Qualität und Relevanz eines Team-Meetings am wichtigsten. Also Dinge wie “Sind alle, die das Thema X betrifft, eingeladen?”, “Bekommt jeder seine Redezeit?” oder “Was sind Anlass und Ziel dieses Meetings?”. Dazu gehört natürlich auch eine sinnvolle Terminierung pro Woche oder Monat. 

Nur so werden Meetings zu einem wichtigen Kernstück im Team und nicht einfach “abgesessen” oder gar als Störfaktor empfunden.

Wie trägt eine Führungskraft zu einem guten Betriebsklima bei? Oder ist das bei Remote-Arbeit nicht so wichtig, weil ja alle Mitarbeiter für sich arbeiten?

Ganz im Gegenteil! Zu diesem Thema fällt mir ein, dass ich nicht nur themenrelevante Meetings einplane, sondern auch Treffen, die eher ein informelles Come-together sind oder bei denen wir virtuelle Spiele spielen. So haben wir alle 2 Wochen ein WordPress-Training, um neue Features und Styles zu besprechen. Die Icebreaker-Meetings haben wir 1 Mal im Monat. Sich auch einmal privat virtuell zu begegnen und besser kennenzulernen halte ich für mindestens genauso wichtig wie Arbeitsthemen zu besprechen. 

Denn diese informellen Meetings führen dazu, dass man sein Gegenüber als menschliches Wesen betrachtet. Das mag vielleicht erst einmal komisch klingen; aber stell dir vor, du hast nicht nur den Klassenclown im Team, sondern auch das scheue Reh. Du glaubst gar nicht, wie schnell ein schüchterner Mensch “auftaut”, wenn es regelmäßig locker zugeht und viel gelacht wird.

Bei einer Remote Team Culture ist es aber genauso wichtig, dass alle im stetigen Austausch miteinander sind, auch wenn man nicht im Büro direkt nebeneinander sitzt. Nahbar zu sein ist eine wertvolle Eigenschaft, die dabei hilft, dass einem die eigenen Kolleginnen und Kollegen auch remote als echte Menschen vorkommen. 

Zu einer guten Teamkultur gehört auch, dass man Zeit hat, über alltägliche Themen zu sprechen, die jeden von uns beschäftigen. In einem normalen Büro macht man das zum Beispiel in der Kaffeeküche – remote muss man sich bewusst Zeit für diese Dinge nehmen.

In diesem Zusammenhang gibt es in unserer Teamkultur den sog. Call-Out-Day, in dem es um die Vergabe von sog. Kudos geht, was soviel wie Lob oder Anerkennung bedeutet. Diese Kudos werden von den Kollegen vergeben, wenn man beispielsweise besondere Unterstützung bei einem Problem gezeigt hat oder ein Projekt/eine Aufgabe gut gelungen ist. Sie ist also eine öffentliche Wertschätzung einer Leistung und kommt bei allen sehr gut an! 

Eine Remote-Teamkultur zu etablieren ist das Eine. Aber wie hast du es geschafft, eine gute Kultur in deinem Team zu prägen? Hast du hierfür ein paar Tipps?

Ich kannte natürlich nicht von Anfang an die passenden Handlungsempfehlungen für mein Team. Diese haben sich erst im Laufe der Zeit und durch “Learning on the Job” herauskristallisiert. Dabei bewährten sich 5 Fragestellungen, die zu einer guten Teamkultur beigetragen haben:

  1. Welche Rolle spielt das Team?
  2. Wie kann ich als Teammitglied meinen Beitrag leisten?
  3. Welchen Eindruck möchte ich im Team hinterlassen?
  4. Was ist die “inoffizielle” Teamkultur?
  5. Was ist das gemeinsame Ziel?

Welche Rolle spielt das Team?

Beim ersten Punkt stellt man sich die Frage, welche Schlüsselrolle dem Team zukommt. Eine klare, realistische und überzeugende Definition hilft dabei, dass jeder im Team weiß, WARUM man WAS macht.

Wie kann ich als Teammitglied meinen Beitrag leisten?

Die zweite Frage richtet sich an jeden Einzelnen im Team, denn jeder Mitarbeiter spielt eine Rolle im Team. Daher sollte sich jeder beispielsweise fragen, wofür er/sie im Job kämpft oder wie er/sie den Erfolg von anderen unterstützen kann.

Welchen Eindruck möchte ich im Team hinterlassen?

In der dritten Fragestellung geht es darum, welchen Eindruck ich als Teammitglied bei meinen Kollegen hinterlassen möchte. Dabei macht man sich nicht nur Gedanken über sich selbst und wie die Außenwirkung ist, sondern richtet seine Aufmerksamkeit auch auf die Bedürfnisse der anderen Mitarbeiter.   

Was ist die “inoffizielle” Teamkultur?

Daraus ergibt sich der schwierigste, aber wichtigste Part: quasi das eigene Team aus der Perspektive der Teamkollegen zu betrachten. Das fällt so manchem sehr schwer, denn man muss sich in andere hineinversetzen können und seine eigenen, persönlichen Gedanken und Empfindungen außen vor lassen. 

Was ist das gemeinsame Ziel?

Der letzte Schritt behandelt die Beschreibung eines gemeinsamen Ziels für das Team. Wir haben dabei das Wort “SMART” geprägt: Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Attainable (erreichbar), Relevant (wichtig für das Team) und Time-based (zeitbasiert).

Okay, jetzt haben wir eine gute Remote Team Culture kennengelernt. Wie geht’s nun weiter? Ist sie ab sofort ein Selbstläufer?

Mitnichten! Damit eine Teamkultur auch weiterhin “gut” bleibt, muss sie stetig auf dem Prüfstand stehen. Und sie muss fortwährend gepflegt werden. Auch hierfür habe ich 5 Schritte entwickelt:

  1. Jeder beeinflusst den anderen
  2. Bleibe transparent
  3. Bleibe flexibel
  4. Lebe eine Feedback-Kultur
  5. Entwickle dich weiter

Jeder beeinflusst den anderen

Der erste Schritt bedeutet: Behalte die richtigen Leute und umgebe dich möglichst mit den Besten ihres Fachs. Nur so sind sie ein Gewinn für das Team und letztendlich für das ganze Unternehmen.

Bleibe transparent

Im zweiten Schritt ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. Das geht natürlich auch in meine Richtung als Team Lead, da ich auch dafür verantwortlich bin, dass alle in meinem Team informiert sind und wissen, was zu tun ist. Dazu zählen regelmäßige Meetings, Newsletter und firmeninterne Informationen wie z. B. Verkaufszahlen oder Neuheiten.

Bleibe flexibel

Flexibilität muss gelebt werden. Auch das Team kann die Verantwortung für etwas übernehmen. Das muss nicht immer mein Part sein. Zum Beispiel können Meeting-Zeiten flexibel angepasst werden, sie sind nicht in Stein gemeißelt. Oder wenn meine Mitarbeiter Überstunden aufgebaut haben, dann ermutige ich sie, diese zeitnah abzubauen. 

Lebe eine Feedback-Kultur

Mir ist es ebenfalls wichtig, dass in meinem Team eine Feedback-Kultur herrscht. Feedback muss ja auch nicht immer negativ behaftet sein. Gerade, wenn es positiv ausfällt, kann es einen enormen Motivationsschub bedeuten. Außerdem sehen wir uns durch Remote nicht so oft – und wenn, dann nur virtuell. Da ist es ganz besonders wichtig, regelmäßige Feedbacks zu teilen. Das Feedback selbst soll natürlich respektvoll und sachlich formuliert werden. Darauf lege ich großen Wert! Hierzu habe ich beispielsweise ein 1:1-Meeting, das monatlich stattfindet, eingerichtet. Und die bereits erwähnten Call-Out-Days, in denen Mitarbeiter bzw. Kollegen aus dem Team namentlich gelobt werden. 

Entwickle dich weiter

Last but not least geht es um eine kontinuierliche Weiterentwicklung jedes Einzelnen, die eine gute Teamkultur aufrecht erhält. Denn gerade in virtuellen Teams bedeutet die Zusammenarbeit konstante Arbeit an sich selbst und im täglichen Miteinander. Nur so bleibt ein Team homogen, auf dem neuesten Stand und freundschaftlich miteinander verbunden. An einem gemeinsamen Strang ziehen – das ist es doch, worum es bei Teamarbeit letztendlich geht!

Wir haben in jeder Position Stars.

Liana Hoffmann, Team Lead bei Inpsyde

Wie fällt dein Fazit in Bezug auf eine Remote-Teamkultur aus? 

Ich weiß nicht, ob man es Fazit nennen kann, aber ich sehe Remote-Teamkultur als eine stetige Herausforderung und nicht in Stein gemeißelt. Eine Teamkultur lebt und verändert sich, insbesondere dann, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen. Dann verändert sich die Dynamik im Team und alle Mitarbeiter müssen sich neu aufeinander einstimmen. 

Gerade wenn es um weltweite Teamarbeit wie bei Inpsyde geht, in der es verschiedene Zeitzonen und kulturelle Unterschiede zu beachten gilt, sind solche Dynamiken zwischen den Mitarbeitern ganz anders und teilweise asynchron. 

Zudem sieht man seine Kollegen ja auch nur virtuell und nicht persönlich, sodass alles einen gewissen formellen Rahmen bekommt. Dabei nicht den Kontakt zueinander zu verlieren, sich gegenseitig zu unterstützen oder auch gemeinsam Erfolge zu feiern ist eine große Herausforderung – und Ansporn zugleich.

Das Hauptaugenmerk sollte aber nicht auf dem Einzelnen im Team liegen, sondern auf dem Team als Ganzes. Das Ziel ist immer, gemeinsam als Team die täglichen Aufgaben zu bewältigen und Inpsyde voranzubringen. Dafür sitzen alle in einem Boot.

Welche Wege gibt es noch zu beschreiten? Oder welche Fehler zu vermeiden?

Auf die Frage, welche Fehler man vermeiden sollte, kann ich nur antworten, dass man “Fehler” oder auch Misserfolge vielleicht einfach als solche annimmt! Fehler gehören dazu, wenn es darum geht, Erfahrungen zu sammeln und zu lernen. Möglicherweise sind es genau diese Herausforderungen, die einen prägen sowie im Denken und Handeln positiv beeinflussen.

Abschließend möchte ich gerne ergänzen, dass ich die coronabedingte Entwicklung in Richtung Remote-Work bzw. Homeoffice sehr schön finde. Das ist vielleicht der aktuellste und einschneidendste Trend unserer Zeit sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter. 

Wir arbeiten bereits seit 2006 remote bei Inpsyde und haben in dieser Zeit natürlich sehr viele Erfahrungen sammeln können. Wer sich also ganz neu mit den Herausforderungen von Remote-Arbeit und weltweit agierenden Teams beschäftigen muss, der kann sich gerne bei uns melden.

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