Was macht ein Business Operations Manager?
Hier stellen wir eines unserer Teams bei Inpsyde vor: Business Operations Management. Dieser Bereich beschäftigt sich bei Inpsyde mit verschiedenen Themenbereichen wie z.B. Recruiting, Finanzen oder Prozessoptimierung. Dazu werden auch viele Dokumentationen erstellt, bearbeitet und organisiert. Dies alles erfolgt bei Inpsyde ausschließlich remote.
Welche Arbeitsbereiche deckt das Business Operations Management ab?
Personalwesen
Ein großer Teil der Aufgaben eines Business Operations Managers bezieht sich auf Personalmanagement, v.a. auf die Personalbeschaffung und das Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Beim Recruiting werden potenzielle Mitarbeiter in verschiedenen Portalen angeschrieben, eingehende Bewerbungsunterlagen gesichtet, Testaufgaben an Kandidaten weitergeleitet oder Termine für Bewerberinterviews geplant.
Ist ein/e Mitarbeiter/in gefunden, stehen ihm/ihr für das Onboarding ausführliche Dokumentationen zur Verfügung, die es vereinfachen, sich ab dem ersten Arbeitstag bei Inpsyde und im neuen Job zurechtzufinden, alle nötigen Tools zu installieren, Zugangsdaten zu generieren und weiteres notwendiges Wissen im jeweiligen Fachbereich zu erlangen.
Finanzen
Etwas losgelöst vom Personalmanagement ist das Rechnungswesen, das ebenfalls im Business Operations Management angesiedelt ist. Hierüber laufen alle personalrelevanten Themen wie Gehaltsabrechnung oder Verbuchung von Urlaubstagen.
Aber auch weitere finanzielle Aspekte, die sich bei uns im Laufe eines Geschäftsjahres ergeben wie beispielsweise der Kauf von Arbeitsmitteln oder Tools sowie die Ausgaben für unsere jährlichen Teamevents oder WordCamps, werden ebenfalls über den Accounting-Bereich des Business Operations Managements gesteuert.
Das Business Operations Management sorgt dafür, dass unsere Kollegen reibungslos arbeiten können.
Robert Windisch, CIO bei Inpsyde
Wie wichtig ist die Kommunikation?
Im Business Operations Management bei Inpsyde gibt es keine klassischen Jour Fixe, sondern eher asynchrone Meetings. D.h. wir treffen uns virtuell, wann immer wir ein Gespräch benötigen, das für alle Business Operations Manager interessant sein könnte.
Davon unabhängig stehen wir aber ohnehin im ständigen Kontakt untereinander und tauschen uns bei Bedarf auch mehrmals täglich über den kurzen Dienstweg aus. Dies erfolgt in der Regel schriftlich über unsere Kommunikationsplattform Slack.
Informelle Treffen einfach so als “Wohlfühl-Meetings”, in denen wir uns auch einmal privat unterhalten oder Spaß haben, finden aber genauso statt. Denn neben der Arbeit – die reichlich vorhanden ist – ist auch eine kleine Auszeit wichtig, in der wir uns mal nicht mit Arbeitsthemen beschäftigen und gleichzeitig den Kontakt zueinander aufrechterhalten können.
Welche Arbeitsmittel werden eingesetzt?
Für unsere tägliche Arbeit greifen wir auf bekannte Tools zurück wie z.B.
- Slack zur Kommunikation,
- Jira/Confluence für Dokumentationen und Aufgabenmanagement,
- Google Workspace für agiles Arbeiten,
- Personio für die Mitarbeiterverwaltung oder
- Billomat für Cloud Accounting.
Prozesse sind der Kleber, der ein System zusammenhält.
Kai Yang, amerikanischer Wirtschaftswissenschaftler
Wie sehen die täglichen Anforderungen im Business Operations Management aus? Welche Fähigkeiten sind nötig?
Voraussetzungen
Um bei uns im Business Operations Management zu arbeiten, benötigen Mitarbeiter nicht zwangsläufig ein Studium. Auch eine Ausbildung kann, muss aber nicht sein. Was für uns zählt, ist ein fachbezogener Hintergrund, der aber durchaus aus unterschiedlichen Erfahrungen der Einzelnen bestehen kann. So zählen für das Recruiting entsprechend andere Berufserfahrungen als für den Bereich Finanzen. Dennoch bringt jede Person ihre Expertise als Stärke mit ins Team ein.
Außerdem ist es essenziell für unsere Business Operations Manager, eine gute Menschenkenntnis zu besitzen und sich auch leicht in Andere hineinversetzen zu können. Die Persönlichkeit, die zu uns im Business Operations Management passt, bringt auch ein Growth Mindset mit, sodass man gewillt ist, sich Neues anzueignen und sich weiterzuentwickeln.
Herausforderungen
Wir stehen jedem unserer Kollegen bei Inpsyde mit Rat und Tat zur Seite und verstehen uns als der Kitt, der das Unternehmen zusammenhält. Die Grenzen zu unserer Abteilung sind daher auch eher fließend, da wir grundsätzlich dafür sorgen, dass alles rund läuft und alle Inpsyder reibungslos arbeiten können.
Da wir uns nicht nur darum kümmern, dass das Unternehmen funktioniert, sondern auch direkt der Geschäftsleitungsebene unterstellt sind, müssen wir natürlich dafür sorgen, dass wir unsere Aufgaben und Anforderungen priorisieren und klar kommunizieren. Für unsere tägliche Arbeitsroutine gibt es daher Workflows, die aber jederzeit individuell angepasst werden können. Wir arbeiten sehr agil.
Zudem unterliegen wir gerade bei unseren deutschen Mitarbeitern der DSGVO. Diese gilt natürlich EU-weit auch für unsere europäischen Inpsyder, aber auf deutscher Ebene gelten nochmal etwas andere Gesetze, was die Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Auch hier müssen wir stets auf dem aktuellen Wissensstand bleiben.
Weiterbildung
Wir streben danach, unsere Kenntnisse und Fähigkeiten auszubauen. Dies geschieht hauptsächlich über autodidaktische Weiterbildung und Learning-by-doing.
Inpsyde ist ein 100%-iges Remote-Unternehmen mit Beschäftigten auf der ganzen Welt. Von daher besitzen wir ohnehin eine global ausgerichtete Denk- und Handlungsweise und sind immer offen gegenüber Neuerungen und Verbesserungen – egal, ob für die Mitarbeiter, für Inpsyde oder für unsere eigene Abteilung.
Individuelle Erfahrungen unserer Business Operations Manager
Wir haben unser Business Operations Management Team um einen persönlichen Einblick in ihre tägliche Arbeit gebeten, was sich sehr spannend liest:
Coralie Naber
Business Operations ManagerDie Tätigkeit als Business Operations Manager bei Inpsyde ist derzeit sehr vielfältig und abwechslungsreich. Sie bewegt sich zwischen Administration und internem Support auf der einen Seite (digitaler Posteingang, Beschaffungsmaßnahmen, Invoice Management, Vergabe von Accounts/Logins, DSGVO), dem Prozessmanagement (Definition, Analyse, Steuerung und Optimierung von Workflows, Tools, Dokumentation) bis hin zum Human Resources Management (intern, extern) auf der anderen Seite.
Da Inpsyde stetig wächst und damit auch unsere Aufgaben, streben wir im Business Operations Management im Rahmen weiterer Personaleinstellungen eine präzisere Verteilung der Verantwortlichkeiten und Rollen an, um den einzelnen Teilbereichen noch besser gerecht zu werden.
Inpsydes Business Operations Management Team lebt in sich einen starken Teamgeist. Wir haben immer ein offenes Ohr füreinander und unterstützen uns gegenseitig, wo es möglich ist. Wir lernen uns auch privat immer besser kennen und schätzen. Das motiviert uns dazu, täglich unser Bestes für Inpsyde zu geben, auch bei einem hohen Arbeitspensum einen kühlen Kopf zu bewahren und allen Inpsydern stets mit Offenheit und Verständnis zu begegnen.
Francisca Soto
Limited Access Business Operations ManagerDie Arbeit im Business Operations Management Team bei Inpsyde ist eine der besten Erfahrungen, die ich in meinem Berufsleben mache. Für mich ist es eine fantastische Gelegenheit, eine ganz neue Welt kennenzulernen: die Welt der Entwickler. Ich habe so viel über Technologie und die Remote-Arbeitsweise gelernt, dass es bisher eine wundervolle Erfahrung war.
Als Team haben wir unsere Rollen in den verschiedenen Bereichen des Business Operations Managements sehr gut definiert, unterstützen uns aber gleichzeitig gegenseitig, wenn wir es brauchen. In meiner persönlichen Erfahrung habe ich etwas über HR, Support, Forschung und mein Lieblingsthema, die DSGVO, gelernt.
Meine Teamkollegen sind die besten; wir haben eine so tolle Beziehung und jeden Freitag in unserem Teammeeting lachen wir und teilen unser Leben. Dies alles, weil unser Teamleiter Robert ein so positiver, sensibler, kooperativer und professioneller Mensch ist, wie alle meine Kollegen. In einem so multikulturellen Umfeld zu arbeiten ist einfach unglaublich.
Diese Erfahrung bei Business Operations Management ist eine echte Bereicherung für meine berufliche Karriere und mein Privatleben. Es ist der Traumjob, den ich immer wollte. Jeden Tag sage ich mir: Ich liebe meinen Job!
Daniel Deck
Business Operations Manager AccountingZu meinen Aufgaben gehören neben diversen Buchhaltungstätigkeiten auch die Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater und Banken, das Controlling sowie das einhergehende Reporting an unser Management.
Darüber hinaus arbeite ich an der weiteren Digitalisierung und Optimierung im kompletten Finanzbereich, damit Inpsyde weiterhin modern, effizient und zukunftsfähig aufgestellt ist.
Ich arbeite sehr gerne im Business Operations Management Team. Es herrscht ein großes Zusammengehörigkeitsgefühl und gegenseitige Unterstützung. Ich freue mich schon darauf, meine Kollegen persönlich kennenzulernen.
Aber nicht nur die Arbeit im Team ist toll. Ich arbeite wirklich gerne bei Inpsyde und es ist mir wichtig zu erwähnen, dass das Business Operations Management Team ein Teil eines großen Teams ist, nämlich des Inpsyde Team. Wir sind ein Unternehmen und ein Team. Wir alle tragen gemeinsam zum Erfolg des Unternehmens bei. Das ist wichtig und muss ständig beachtet werden. In großen oder stark wachsenden Unternehmen besteht manchmal die Gefahr, dass Abteilungen nicht mehr als Team zusammenarbeiten, sondern als Konkurrenten.
Gibt es Trends oder Entwicklungen, die in Zukunft eine Rolle spielen werden?
Da auch Arbeitsmittel über unsere Abteilung organisiert werden, beobachten wir natürlich insbesondere Trends oder Optimierungen bei Kommunikationsmitteln und Workflows. Wir überdenken daher bei Bedarf die Anschaffung neuer Tools, damit unsere Kollegen jederzeit bestmöglich arbeiten können.
Selbstverständlich steht auch die Rekrutierung weiterer Mitarbeiter im Fokus unserer Business Operations Manager. Denn wir als Inpsyde wollen nach wie vor wachsen und die besten Mitarbeiter beschäftigen, die mit Skills und Begeisterung all unsere spannenden Projekte tragen.
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