how to brief an agency

Agentur-Briefing: Wie man ein vergleichbares Angebot erhält

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten und Preise, um eine neue Unternehmenswebsite zu erstellen, von Inhouse-Projekten bis hin zu Freelancern und Agenturen. Es ist schwer, den perfekten Partner zu finden, daher hier ein paar Tipps, wie man eine Agentur für Webentwicklung briefen und ein vergleichbares Angebot erhalten kann.

Ein Angebot erhalten, das man tatsächlich vergleichen kann

Als Agentur betreiben wir seit 2006 professionelle Webentwicklung mit WordPress und hatten in dieser Zeit Tausende von Angebotsanfragen. Aus all diesen Anfragen und E-Mails haben wir gelernt, dass es ziemlich schwierig sein kann, sie mit einem Angebot zu beantworten, das der potenzielle Kunde zum Vergleich verwenden kann.

Warum ist das so schwer? Gute Frage!

Den meisten Angebotsanfragen fehlen die Informationen, die wir brauchen, um ein seriöses und professionelles Angebot zu unterbreiten – inklusive eines vergleichbaren Preises. Wir verstehen vollkommen, dass Kunden etwas brauchen, um verschiedene Agenturen und Lösungen miteinander zu vergleichen, und dass ein Preis dafür sehr praktisch ist. Allerdings wäre es unserer Meinung nach in den meisten Fällen nicht vertrauenswürdig, nur mit einem Preis zu antworten.

Eine Website kann 10.000€ kosten, sie kann 50.000€ kosten oder es kann sogar eine 1 Million Euro Website sein. Dies hängt von den technischen Anforderungen ab, wie schnell das Projekt umgesetzt werden muss und wie genau die Features umgesetzt werden sollen.

Ein 10k mit einem 50k Angebot zu vergleichen, wäre wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen. Die Agenturen im Pitch sprechen hier von ganz anderen Website-Projekten.

Wenn Sie eine Agentur um ein Angebot bitten, stellen Sie sicher, dass Sie die erhaltenen Angebote vergleichen können.

Alexander Frison, CEO von Inpsyde

Wie viel kostet ein Auto?

Wir erklären dies gerne mit einer kleinen Metapher. Der Kauf einer Website unterscheidet sich nicht grundlegend vom Kauf eines Autos.

Wenn wir einfach zu unserem örtlichen Autohändler gehen und sagen, dass wir ein grünes Auto kaufen möchten, sehen wir uns viele Autos an, die nicht in unserer Preisklasse oder für uns relevant sind. Wir müssen zunächst unser Gesamtbudget, Innenausstattung (z. B. billiges oder teures Radio), PS oder Zusatzausstattung (z. B. Parkassistent, Navigationssystem) definieren. Um es auf den Punkt zu bringen: Wir müssen die Bandbreite der Möglichkeiten eingrenzen, um ein passendes Angebot zu bekommen.

Wenn es um Websites geht, fragen viele potenzielle Kunden nicht einmal nach einem „grünen Auto“. Sie fragen nach einem „grünen Fahrzeug“ oder einem „grünen Transport“. Deshalb landen sie bei Angeboten für einen grünen Roller, der sich wahrscheinlich wie ein Auto fährt (ein fragwürdiges “Minimum Viable Product”)), einem grünen Kleinwagen mit oder ohne Extras (der Standard und ein bisschen mehr), eine Limousine (was man nachgefragt hat, nur teurer) oder einen grünen Rennwagen (den man vielleicht gar nicht braucht).

car metaphor
Der Preis und das Ergebnis für „Transport“ können sehr unterschiedlich sein – je nach Bedarf.

Als Folge davon haben Kunden mit einer großen Preisspanne zu kämpfen, und es ist auf wenigen Seiten schwer zu sagen, warum die Angebote so unterschiedlich sind. Im schlimmsten Fall wählt man die günstigste Option und akzeptiert ein Angebot, das nicht den Anforderungen entspricht, oder man beginnt mit dem Aufbau der Website, während das Projekt mit der Zeit immer größer wird und viel Ärger und höhere Kosten als erwartet verursacht.

Start einer neuen Website oder Relaunch durch Gespräche mit internen Stakeholdern & frühzeitige Definition von Anforderungen

Ein Anforderungsdokument mit allen Spezifikationen zu erstellen, die für die neue Website oder den Relaunch notwendig sind, ist der beste Weg, um ein solches Projekt zu starten. Dieses Dokument gibt allen internen Stakeholdern Klarheit und kann auch als Briefing für externe Interessenvertreter wie die Agentur für Webentwicklung verwendet werden. Die Anforderungen sollten beispielsweise folgende allgemeine Aspekte beinhalten:

  • Informationen zum Unternehmen & Geschäftsbereich
  • Ausgangslage und Ziele (z.B. unzufrieden mit der alten Agentur, ein neues Team mit Fokus auf Veränderung, Interesse an Best Practices)
  • Klare Definition von Anforderungen, Funktionen und Rahmenbedingungen (z.B. Produktskizze, technische Daten, finanzielle Herausforderungen, kurzfristige Realisierung)
  • Gewünschtes Ergebnis

Neben diesen allgemeinen Aspekten gibt es viele detaillierte technische Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Nicht alle diese Fragen können vollständig beantwortet werden und die Liste ist auch bei weitem nicht vollständig. Aber als guter Ausgangspunkt helfen diese Fragen, die Dinge ein wenig einzugrenzen:

  • Wie umfangreich ist das Menü/die Sitemap? Wie viele Hauptseiten/Unterseiten benötigen wir?
  • Was ist eine klare Struktur für unsere Website? Ist sie benutzerfreundlich?
  • Welche Webdesignelemente sollen auf der Website integriert werden (z.B. Sidebar, Buttons, Image Slider, Galerie, Blog)?
  • Zieht die Agentur in Erwägung, die Website im Responsive Design zu erstellen? Ist es in den Kernaufgaben enthalten?
  • Sollen wir Videos und Social-Media-Plattformen auf unserer Website einbetten?
  • Müssen wir externe Dienste für Marketingfunktionalitäten implementieren (z.B. Google Analytics, Piwik)?
  • Verwalten wir unsere Webinhalte (Text, Grafik) selbst oder lagern wir sie aus? Müssen unsere Mitarbeiter geschult werden?
  • Brauchen wir ein Kontaktformular?
  • Welchen Umfang hat unser Impressum?
  • Was müssen wir sonst noch bei Agenturleistungen beachten, d.h. Optimierung der Seitenladezeiten, Browseroptimierung, SEO, Logodesign, Schulung und/oder Handbuch, QA, Support?

Berater um Hilfe bitten, wenn sie nötig ist

Wenn man sich an Agenturen für Webentwicklung wendet, damit sie ein Angebot für eine neue Website erstellt, ist es äußerst wichtig, die Anforderungen so genau wie möglich zu formulieren. Nur durch ein umfassendes Briefing erhält man ein vergleichbares Angebot.

Im Zweifelsfall ist es besser, Geld für einen professionell durchgeführten Workshop auszugeben, um gemeinsam den Bedarf einzugrenzen, als dieses Geld in einem Projekt zu versenken, das plötzlich größer und teurer wird als ursprünglich geplant. Und weil dies eine Win-Win-Situation ist, bevorzugen wir diese Lösung am meisten und starten fast jedes Projekt mit einem Workshop. Kunden, die bei uns einen Anforderungsworkshop machen, können das von uns gemeinsam erstellte Anforderungsdokument sogar nutzen, um Angebote von anderen Agenturen einzuholen – und haben so einen fairen Marktüberblick.

Wenn also noch nicht klar ist, was man von einer neuen Website erwartet oder wie man eine Agentur richtig brieft, können wir in unseren Workshops unser Know-how einbringen und Tipps geben. 

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