Projektkommunikation: 8 Tipps für einen gesunden Projektalltag

Mit diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen für eine bessere Projektkommunikation aus dem täglichen Projektgeschäft weitergeben. Diese sind mir in den letzten Jahren bewusst geworden und ich habe gemeinsam mit meinen werten Kollegen gute Erfahrungen mit diesen Tipps gemacht. Als Projektleiter muss man den Spagat schaffen, die Anforderungen der Auftraggeber richtig an das Entwickler-Team weiterzugeben und alle Projektanliegen zu koordinieren. Das ist, zugegeben, nicht immer ganz einfach. Die folgenden Tipps sollen anderen Projektleitern ebenso dabei helfen, die Projektkommunikation zu verbessern:

1. Workshop durchführen und Konzept erstellen

Auftraggeber haben Anforderungen, welche es zunächst zu verstehen gilt. Die Herausforderung dabei ist, einen gemeinsamen Kenntnisstand und ein gleiches Verständnis für eine Anforderung zu erhalten. Meistens ist es so, dass die Projektbeteiligten über unterschiedliche Erfahrungen, Auffassungen und Begrifflichkeiten, sowie technischem Verständnis verfügen. Dies birgt ein gewisses Risiko und nicht selten führt dies zu erschwerten Projektbedingungen. Daher sollte, je nach Möglichkeit und Umfang, beim Start eines Projektes ein gemeinsamer Workshop stattfinden. Aus diesem Workshop kann aus den entsprechenden Protokollen und Vereinbarungen ein technisches Konzept erstellt werden. Die Vorteile eines Workshops liegen auf der Hand:

• den Kunden persönlich kennenlernen
• Ziele des Kunden verstehen
• Projektüberblick erhalten
• Rahmenbedingungen festhalten
• gemeinsame Roadmap festlegen
• seriöse Angebote erstellen

Bereits ein gemeinsames Wording zu finden ist eine wesentliche Aufgabe am Anfang jedes Projekts und bleibt als zu meisternde Herausforderung für später hinzukommende. Allerdings schafft dies Verständnis füreinander.

2. Klare Angebote und Angebotspositionen erstellen

Hinter einer vermeintlich klaren Projektanfrage des Auftraggebers verbirgt sich leider sehr oft eine Blackbox. Eine solche Anfrage lautet nicht selten „Responsive Relaunch unserer aktuellen Website domain.com. Bitte erstellen Sie uns ein Angebot!”.  Hinter solchen Formulierungen verstecken sich für Agenturen eine ganze Reihe Fragen, die für ein seriöses Angebot zunächst aufgeklärt werden sollten. Das ist zum Teil sehr aufwändig und bedarf meistens einem detaillierenden Workshop (siehe 1. Tipp).

Nehmen wir an, der Workshop mit dem Auftraggeber liegt bereits erfolgreich hinter uns und der Auftraggeber hat erforderliche Details im Lastenheft bereits festgehalten und zu Meilenstein-Paketen zusammengeschnürt. Das technische Konzept, das sog. Pflichtenheft steht. Basierend auf diesem Konzept sind wir in der Lage ein seriöses, konkretes und detailliertes Angebot abzugeben. Das detaillierte Angebot gehe ich anschließend mit dem Kunden in einem separaten Termin durch, um Details und Begriffe zu erklären und Fragen beantworten zu können. Dies muss nicht zwingend bei einem Vor-Ort-Termin sein. Wir bei Inpsyde haben uns auf eine dezentrale Zusammenarbeit spezialisiert.

Anhand klarer Angebotspositionen und eindeutiger Bezeichnungen wird es für Projektbeteiligte einfacher die Anforderungen zu verstehen und Projektziele auch wirklich zu erreichen. Zudem werden die eigentlichen Aufgaben für die Geschäftspartner transparent, nachvollziehbar und messbar. Letztlich macht es das gesamte Projekt greifbarer, realistischer und minimiert das Projektrisiko. Infolgedessen soll auch der nächste Tipp ein Projektziel realistischer machen.

In der Softwareentwicklung werden die schwerwiegendsten und teuersten Fehler am Anfang eines Projektes gemacht, indem Anforderungen unklar geblieben sind oder einem unterschiedlichen Verständnis unterliegen.

3. Kein festes Datum als Deadline legen

Hand aufs Herz: wie oft wurde ein Projekt wirklich an einem fest vorgegebenen Termin online gestellt? Anders gesprochen: Gerade bei fest vorgegebenen Terminen ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, zu scheitern. Natürlich ist eine Deadline wichtig, dennoch sollte sie auch realistisch sein und nicht unnötig Druck aufbauen.

Sehr häufig werden die Anforderungen eines Projektes und wann dieses live gehen soll mit einem fixen Zeitpunkt versehen. So wird oft ein einziger Tag als “Deadline” genannt. Zu oft allerdings wurde der Termin aus verschiedenen Gründen verschoben und war somit von vornherein zum scheitern verurteilt. Die Gründe sind dabei vielfältig:

• neue Anforderungen während des Projektverlaufs
• verzögerte Entscheidungsfindung
• Ressourcen-Engpässe
• u. v. m.

Kurzum: Projekte können sich verzögern, wodurch auch immer. Zumindest für das GoLive sollte man bei der Planung bereits berücksichtigen einen Zeitkorridor einzuplanen. Beispielsweise eine Kalenderwoche statt einem festen Datum. Abgesehen von der Deadline gibt es bedeutend wichtigere Aufgaben bei der Projektplanung und -umsetzung, als einen Stichtag einzuhalten. Dies meine ich schließlich nicht für Projekte, die für bestimmte Anlässe live gehen müssen. Seien hier zum Beispiel Messetermine, ein Adventskalender oder ähnliches genannt. Jedoch sollte bei der Planung dann auch ein realistischer Umsetzungszeitraum mit ausreichend Zeitpuffer eingeplant werden, um am Ende nicht durch den Termin zu sehr unter Druck zu stehen.

Eine Testphase am Ende mit Iteration für Bugfixes einplanen, schafft ebenfalls Zeitpuffer.

4. Schriftliche Ergebnisprotokolle erstellen

“Wer schreibt, der bleibt.” Genau dieses Sprichwort sagt alles über diesen Tipp aus. Ich schreibe mir bei jedem Telefonat stichwortartig auf, was mit dem Gegenüber besprochen wurde. Das schafft nicht nur Verbindlichkeit, sondern auch Transparenz und Absicherung. Letztlich kann man anhand dieser kurzen Dokumentationen deutlich nachvollziehen, über was man gesprochen hat und welche Aufgaben sich daraus ergeben.

Zumal gerade bei der Kommunikation die meisten Probleme entstehen. Ich fahre mit diesen kurzen, knackigen Log-Büchern (Gruß an Captain Kirk) sehr gut und auch meine Kunden bestätigen mir dies. Unterm Strich helfen mir Protokolle ungemein im Projektalltag. Natürlich ist das mehr Arbeit. Allerdings spart dies am Projektende unglaublich viel Zeit durch eben diese niedergeschriebenen Notizen. Wie man dabei vorgeht ist zunächst nebensächlich, Hauptsache man notiert mit und sei es auf dem guten alten Notizblock. Hierzu gibt es dennoch tolle Tools, die ich im nächsten Tipp gerne kurz vorstelle.

5. Hilfreiche Tools einsetzen

Hier die Tools, die mir die Arbeit unheimlich erleichtern:

Slack: Slack hat bei uns die E-Mail nahezu abgelöst. Es ermöglicht eine zentrale Projektkommunikation mit Kunden und Team-Mitgliedern. Ich möchte dieses Tool nicht mehr missen. Hier lege ich unter anderem auch Jour Fixe Protokolle als Notiz ab, so dass jeder darauf Zugriff hat. Zudem gibt es tausende Integrationen zu anderen Tools. Es sollte allerdings eine Netiquette eingehalten werden und zudem darauf hingewiesen werden, dass ein Chat keine direkten Treffen oder Videokonferenzen ersetzen kann.

Evernote: der hilfreiche, digitale Notizzettel. Ich kann es jedem empfehlen, der nicht erst auf den Notizblock kritzeln möchte. Wenngleich ich es aktuell durch die Notizfunktion in Slack ersetzt habe, kann dieser Notizblock ungemein nützlich sein.

Wunderlist: sehr schöne und einfache Todo-Liste. Ich behalte so den Fokus und es gibt nichts schöneres als Aufgaben zu erledigen, also abhaken zu können.

Hubspot: ein CRM, in dem wir zentral Korrespondenzen mit Kunden ablegen. Dazu noch kostenfrei.

zoom.io: einfach gute Video-Konferenzen und -Telkos mit Whiteboard, Screen-Sharing (auch für mobile Endgeräte) und Konferenzräume für wiederkehrende Jour Fixe. Ich möchte es nicht mehr missen.

Jira: ja, manchmal ist es mit Kanonen auf Spatzen geschossen, dennoch unser zentrales Tool, um Tasks zu verteilen und zu tracken. Als Alternative (vor langer Zeit) hatten wir mal trello mit seinem kanban Boards im Einsatz.

Falls Sie Alternativen und gute Tools im Einsatz haben, freue ich mich selbstverständlich über Ihre Vorschläge als Kommentar.

6. Gemeinsame Workflows vereinbaren

Wissen woran man ist. Damit die Projektbeteiligten eine Arbeitsweise verstehen, macht es Sinn eigene Abläufe und Prozesse dem Gegenüber zu erklären. Hilfreich sind dabei Ablaufdiagramme oder auch das Arbeiten mit bestimmten Standards und Vorgaben. Alternativ können mit dem Auftraggeber auch eigene Vorgehensweisen festgelegt werden.

Deshalb verwenden wir in Jira Ticket-Vorlagen für Mindestinformationen zu einzelnen Tickets. Dadurch legt man Informationen immer in einem gleichen Schema an. Welche Details wir für eine Anforderung oder für eine Fehlerbeschreibung benötigen ist somit vorgegeben. Hier gebe ich dazu gerne ein Beispiel aus Jira mit dem entsprechenden Markup:

Zudem ist es hilfreich Workflows grafisch abzubilden, so dass diese auch klar sind. So kann man mit lucidchart wunderbar Ablaufdiagramme zeichnen und austauschen.

7. Regelmäßige Jour Fixe festlegen

Hört sich einfach an, ist es auch. Ich habe mit meinen Kunden einen festen, immer wiederkehrenden Termin im Kalender fest vereinbart. Diese Termine helfen beiden Seiten, sich gegenseitig abzustimmen und Impulse zu geben. Da das Tagesgeschäft einen oft einholt, bleiben unter Umständen Themen liegen. Durch diese Jour Fixe bin ich in ständigem Austausch mit meinen Kunden. Und selbst, wenn es keine akuten Themen gibt, spricht man kurz miteinander und bleibt so im ständigen Austausch.

8. Retrospektive nach Projekten durchführen

Das Thema Reflexion nach einem Projekt ist ein Instrument, welches ich in den letzten Jahren sehr zu schätzen gelernt habe. Gerade der offene Austausch mit dem Auftraggeber zusammen kann dabei ungemein den Horizont erweitern und die Kundenbindung stärken. Andererseits macht es natürlich ebenso intern im Team Sinn mit ein bißchen Abstand die Projektdurchführung zu beleuchten.

Bei einer Retrospektive gilt es aus den Erfahrungen aller Projektbeteiligten zu lernen und Aufgaben zukünftig besser durchzuführen. Dabei helfen einem 5 Fragen, die idealerweise mit einem Flip-Chart, Moderationskarten und Post-Its beantwortet werden:

• Start doing: Mit was sollten wir beginnen?
• Keep doing: Was müssen wir beibehalten, weil es richtig funktioniert hat?
• Stop doing: Mit was müssen wir unbedingt aufhören?
• More: Von was müssen wir mehr machen?
• Less: Mit was müssen wir unbedingt aufhören?

Nach Beantwortung dieser Fragen werden die Antworten in Themenbereiche geclustert und daraus entsprechende Ableitungen die sog. “Dos and Don’ts” für künftige Projekte gezogen. Im Idealfall hat man dabei einen neutralen Moderator, der durch den Termin begleitet.

Fazit eines besseren Projektalltags

Die oben genannten Tipps sind einige Best Practices, die mir in den letzten Jahren als Projektleiter positiv aufgefallen sind. Besser ausgedrückt sind dies vielleicht keine Allheilmittel und auch nicht der heilige Gral. Dennoch hoffe ich neue Impulse für eine bessere Projektkommunikation gegeben zu haben.

Letztendlich möchte ich sagen, dass eine offene, transparente und ehrliche Projektkommunikation der Anfang eines erfolgreichen Projektes ist. Ebenso wie ein respektvoller Umgang miteinander ohne Fingerzeig-Mentalität zu einer deutlich besseren und entspannteren Zusammenarbeit führt. Wie so oft gilt grundsätzlich: Miteinander reden hilft.

Haben Sie andere Erfahrungen gemacht oder ergänzende Tipps für mich? Stimmen Sie mir zu oder sind Sie anderer Meinung? Dann freue ich mich auf einen interessanten und angeregten Austausch mithilfe der Kommentar-Funktion.